6 astuces pour réussir la mise en place du flex office dans votre entreprise

1. Définissez les objectifs et les besoins de votre entreprise

Avant d’adopter le flex office, il est essentiel d’identifier les motivations de ce changement :

• Optimisation de l’espace et réduction des coûts ? L’immobilier représente le deuxième poste de dépense des entreprises après la masse salariale. Partager les postes de travail permet de réduire ces coûts (loyer, énergie, entretien, etc.).
• Favoriser la collaboration et la flexibilité ? Le flex office permet une nouvelle organisation des activités et favorise un travail plus agile. Environ 42 % des entreprises du secteur de l’énergie et 47 % des banques/assurances ont déjà adopté ce modèle.
• Améliorer le bien-être des collaborateurs ? 71 % des salariés en flex office déclarent être satisfaits de ce mode d’organisation, notamment grâce à une meilleure adaptation aux nouveaux modes de travail.

Un audit des espaces actuels et des besoins des équipes est indispensable pour mesurer l’impact d’un passage au flex office.
 

2. Concevez un aménagement adapté

Un espace de travail efficace en flex office repose sur une organisation bien pensée.

• Créez des zones différenciées :
  • Espaces de concentration pour les tâches individuelles (15 m²/personne recommandés en environnement bruyant selon la norme NF X 35-102).
  • Espaces collaboratifs et informels pour les réunions spontanées.
  • Phonebox et bulles de confidentialité pour les appels et visioconférences (60 % des salariés en flex office télétravaillent déjà régulièrement).
• Assurez une bonne accessibilité et disponibilité des espaces :
  • 31 % des salariés acceptent mieux le flex office lorsqu’ils sont certains d’avoir un endroit où s’installer.
  • Un système de réservation efficace doit être mis en place pour éviter la sur-occupation.
• Privilégiez la modularité :
  • Mobilier ajustable et cloisons amovibles pour s’adapter aux besoins évolutifs.
  • Certaines entreprises ont adopté un taux de foisonnement de 80 % pour garantir un certain confort à leurs équipes.
• Garantissez un bon confort acoustique et ergonomique :
  • 30 % des salariés estiment que le flex office peut nuire à la concentration. Une bonne insonorisation et des équipements adaptés (sièges ergonomiques, éclairage naturel) sont donc indispensables.
     

3. Mettez en place des outils de gestion et de réservation

L’un des défis du flex office est la gestion des espaces. Pour éviter les frustrations :

• Mettez en place un système de réservation numérique des postes et salles de réunion.
• Utilisez des capteurs de présence et des applications de suivi pour mesurer l’occupation en temps réel.
• Installez des casiers sécurisés pour le rangement des effets personnels.
• Élaborez une charte d’utilisation des espaces pour garantir un usage équitable.

4. Accompagnez le changement et sensibilisez les équipes

Le passage au flex office représente un changement majeur. Pour assurer son succès, il est crucial d’impliquer les collaborateurs dès le début du projet :

• Organisez des ateliers et des sessions d’échange : 51 % des salariés estiment que le flex office rapproche managers et employés, mais 26 % pensent l’inverse. Une communication claire permet d’atténuer ces craintes.
• Formez les salariés aux nouveaux outils et bonnes pratiques.
• Encouragez un management participatif : Un management délégatif ou participatif favorise la responsabilisation et limite les tensions liées à l’absence de bureau attitré.

5. Intégrez le télétravail et le travail hybride

Le flex office fonctionne en complément du télétravail. Il est donc pertinent de :

• Définir une politique claire sur la présence au bureau : aujourd’hui, les salariés en flex office passent en moyenne trois jours par semaine au bureau.
• Adapter les espaces en fonction du taux d’occupation moyen : un taux sous-évalué pourrait entraîner une saturation des bureaux.
• Favoriser des solutions numériques pour la communication à distance : outils de visioconférence, plateformes collaboratives, etc.
   

6. Évaluez et ajustez régulièrement

Une mise en place réussie du flex office repose sur un suivi constant :

• Mesurer l’occupation des espaces et la satisfaction des collaborateurs (77 % des salariés en flex office pratiquent le télétravail contre 64 % dans les entreprises sans flex office).
• Recueillir des retours réguliers et ajuster les aménagements si nécessaire.
• Faire évoluer les outils et les pratiques en fonction des besoins identifiés : par exemple, 25 % des salariés accepteraient mieux le flex office si la qualité des bureaux et des espaces collectifs était améliorée.

Le flex office offre de nombreux avantages, mais sa réussite repose sur une mise en œuvre rigoureuse et une adaptation aux attentes des collaborateurs. Les entreprises doivent équilibrer optimisation des coûts et qualité de vie au travail. En définissant des espaces adaptés, en accompagnant le changement et en intégrant les nouvelles habitudes de travail hybride, elles peuvent faire du flex office un véritable levier de performance et d’engagement.