5 étapes pour bien aménager vos bureaux professionnels

Aménager vos bureaux professionnels : un enjeu stratégique pour votre entreprise

Plus que jamais, avec l’essor du télétravail, les entreprises doivent repenser leurs bureaux pour les rendre plus attractifs. Loin d’être un simple détail logistique, l’aménagement est un réel levier stratégique pour votre entreprise. 60% des Français déclarent qu’un bon aménagement des locaux sert avant tout à la motivation et contribue à leur envie de rester dans l’entreprise.

En concentrant vos efforts sur un bon aménagement, vous pourrez : 

• Retenir vos collaborateurs plus longtemps dans votre entreprise, 

• Stimuler leur productivité, leur créativité et leurs liens sociaux, 

• Véhiculer une meilleure image auprès de vos clients, partenaires et potentiels collaborateurs. 

5 étapes pour réussir l’aménagement de vos bureaux 

1. Evaluez les besoins de votre entreprise 

Seul ou avec un prestataire externe, vous devrez dans un premier temps définir un cahier des charges pour aménager vos futurs locaux. Clarifiez vos besoins en vous posant les questions essentielles qui détermineront la conception de votre lieu de travail : 

• Combien il y a-t-il de collaborateurs ? Combien d’arrivées prévues sur les prochaines années ? 

• Quelles sont les habitudes des collaborateurs (100% présentiel, télétravail, hybride…) ? 

• Quels sont les points forts et les points faibles des locaux actuellement ? 

• Quel est le mode d’organisation de l’entreprise (open-space ? bureaux individuels ?) ? 

• Comment les équipes collaborent-elles ? 

• Quelle image et quelle culture d’entreprise souhaitez-vous renvoyer à travers votre aménagement ? 

Ces éléments vous permettront de cadrer le projet, en gardant à l’esprit vos différents besoins pour créer l’espace de travail qui serait au plus près de vos enjeux. 

2. Impliquez vos collaborateurs 

Vos collaborateurs sont les mieux placés pour exprimer leurs attentes. Impliquez-les dans le processus en :  

• Organisant des sondages pour en savoir plus sur leurs attentes et leurs préférences, 

• Organisant des réunions d’échange à ce sujet pour réaliser le projet de façon collective et stimuler la créativité collective 

Cela renforcera leur sentiment d'appartenance et vous aidera à concevoir des espaces réellement adaptés. 

3. Analysez et optimisez votre surface  

Il existe des recommandations officielles promulguées par la norme NF X35-102, définissant les caractéristiques des locaux de travail à usage de bureaux intégrant des équipements bureautiques. Il s'agit d'une norme volontaire de l'AFNOR, c'est-à-dire d'un cadre de référence non obligatoire, que l'entreprise peut choisir ou non d'appliquer : 

• Couloirs de circulation : 80 cm pour un couloir à sens unique, 150 cm pour un couloir à double sens. 

• Postes de travail : 11 m² par personne dans un bureau partagé, 15 m² par personne dans un open-space, entre 13 et 14 m² pour les travailleurs en situation de handicap. 

• Plan de travail : 80 cm de largeur et 120 cm de longueur. 

Optimisez au mieux ces espaces pour les rendre spacieux, et améliorer le confort de vos collaborateurs. Un bureau professionnel bien organisé favorise l’épanouissement et la productivité de chacun et la cohésion des équipes. 

4. Sélectionnez votre mobilier, vos équipements et votre décoration 

Chaque zone de vos locaux possède ses propres exigences ! En lien avec le cahier des charges élaboré, vous sélectionnerez les meubles indispensables à sa réalisation, en fonction des différents espaces que vous aurez prévus : 

• L’espace de travail en open-space : grands bureaux partagés, chaises de bureau, cabine acoustique… 

• Les bureaux individuels : bureau droit ou d’angle, table haute, chaises de bureau… 

• L’accueil : banque d’accueil, sièges… 

• Les salles de réunion : tables de réunion, chaises, projecteur, tableau… 

• L’espace détente : un canapé, des fauteuils, une table, des étagères, une bibliothèque, systèmes de sonorisation et de visioconférences… 

Au-delà du mobilier, pensez à l'ambiance générale pour un espace de travail agréable. Choisissez un style défini de décoration pour rester cohérent dans tout votre espace, privilégiez des couleurs neutres pour les espaces de détente et des couleurs vives, plus stimulantes, pour les espaces de travail. Veillez à ce que les bureaux soient lumineux et rajoutez-y des plantes vertes pour créer une atmosphère apaisée. 

5. Optimisez votre budget 

Un projet d'aménagement représente un investissement conséquent. Ce sont des sommes importantes qu’il faut anticiper et optimiser. Pour cela, prenez en compte : 

• La superficie de vos bureaux (Plus votre espace est conséquent, plus vos coûts d’aménagement seront élevés. On estime généralement la rénovation d’un espace de travail de 300 à 100€ HT par m²), 

• L’état de vos locaux (certains travaux pourraient être à prévoir même s’ils ne sont pas en lien direct avec l’aménagement des bureaux), 

• Le mobilier et les équipements nécessaires listés dans votre cahier des charges, 

• Le coût d’un éventuel architecte d’intérieur (généralement entre 8 à 12% de commission sur le budget total). 

Pour être le plus à l’aise possible dans votre démarche, prévoyez une marge de 10 à 20% sur votre budget total pour anticiper les coûts imprévus, sans oublier de demander et comparer les devis des achats de produits et services que vous effectuerez.